Các Hàm Trong Excel

Các Hàm Trong Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết và Ví Dụ Minh Họa Từ Cơ Bản Đến Nâng Cao

Tìm hiểu cách sử dụng các hàm trong Excel từ cơ bản đến nâng cao để xử lý dữ liệu hiệu quả. Bài viết cung cấp hướng dẫn chi tiết kèm theo ví dụ minh họa thực tế cho từng hàm như SUM, AVERAGE, IF, VLOOKUP và nhiều hàm khác. Cùng khám phá các công thức Excel hữu ích giúp bạn tăng tốc công việc hàng ngày!

1. Hàm SUM()

• Công dụng: Tính tổng của các giá trị trong một phạm vi ô.
• Cú pháp: =SUM(number1, [number2],...)

Ví dụ: Bạn có bảng điểm của học sinh:

Để tính tổng điểm của Học sinh A, bạn nhập vào ô D2: =SUM(B2:C2). Kết quả sẽ là 8 + 7 + 9 = 24.

2. Hàm AVERAGE()

• Công dụng: Tính giá trị trung bình của các giá trị trong một phạm vi ô.
• Cú pháp: =AVERAGE(number1, [number2],...)

Ví dụ: Với bảng điểm học sinh trên, để tính điểm trung bình của Học sinh A, nhập =AVERAGE(B2:C2). Kết quả sẽ là (8 + 7 + 9) / 3 = 8.

3. Hàm IF()

• Công dụng: Trả về giá trị dựa trên điều kiện đúng hoặc sai.
• Cú pháp: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

Ví dụ: Thêm cột “Đạt” để kiểm tra xem điểm trung bình có lớn hơn hoặc bằng 7.0 hay không:

Công thức trong ô F2: =IF(E2>=7, "Đạt", "Không Đạt").

4. Hàm VLOOKUP()

• Công dụng: Tìm kiếm và trả về dữ liệu theo hàng dọc.
• Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Ví dụ: Bảng nhân viên và mã số:

Để tìm tên nhân viên có mã số 102, sử dụng công thức =VLOOKUP(102, A2:B4, 2, FALSE).

5. Hàm COUNTIF()

• Công dụng: Đếm số ô thỏa mãn một điều kiện.
• Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria)

Ví dụ: Với bảng điểm học sinh, để đếm số học sinh có điểm Toán lớn hơn 8:

Công thức: =COUNTIF(B2:B4, ">8"), kết quả là 1.

6. Hàm CONCATENATE()

• Công dụng: Kết hợp các chuỗi văn bản thành một chuỗi duy nhất.
• Cú pháp: =CONCATENATE(text1, [text2],...)

Ví dụ: Kết hợp họ và tên của học sinh:

Công thức: =CONCATENATE(A2, " ", B2), kết quả sẽ là Nguyễn Anh.

7. Hàm MAX() và MIN()

• Công dụng: Tìm giá trị lớn nhất (MAX) hoặc nhỏ nhất (MIN) trong một phạm vi ô.
• Cú pháp:
  • =MAX(number1, [number2],...)
  • =MIN(number1, [number2],...)

Ví dụ: Dùng bảng điểm học sinh ở ví dụ trước:

Để tìm điểm cao nhất và thấp nhất trong cột Toán, sử dụng:

• Ô E2: =MAX(B2:B4), kết quả là 10
• Ô F2: =MIN(B2:B4), kết quả là 6

8. Hàm COUNT() và COUNTA()

• Công dụng:
  • COUNT() đếm các ô chứa số trong phạm vi.
  • COUNTA() đếm các ô không trống (có thể chứa số, chữ, hoặc ký tự).
• Cú pháp:
  • =COUNT(range)
  • =COUNTA(range)

Ví dụ: Dùng bảng thông tin như sau:

Để đếm số ô chứa giá trị số trong cột “Điểm”: =COUNT(B2:B4), kết quả là 2.
Để đếm số ô có dữ liệu trong cột “Tên nhân viên”: =COUNTA(A2:A4), kết quả là 3.

9. Hàm LEFT(), RIGHT(), MID()

• Công dụng: Lấy ra các ký tự bên trái, phải, hoặc một phần giữa của chuỗi văn bản.
• Cú pháp:
  • =LEFT(text, [num_chars])
  • =RIGHT(text, [num_chars])
  • =MID(text, start_num, num_chars)

Ví dụ: Với mã số học sinh:

Để lấy 3 ký tự đầu của mã số, dùng =LEFT(A2, 3), kết quả là HSA.
Để lấy 4 ký tự cuối của mã số, dùng =RIGHT(A2, 4), kết quả là 1234.

10. Hàm NOW() và TODAY()

• Công dụng:
  • NOW() trả về ngày giờ hiện tại.
  • TODAY() trả về ngày hiện tại, không kèm giờ.
• Cú pháp: =NOW() và =TODAY()

Ví dụ:

• Trong ô A1: =NOW() có thể trả về 06/11/2024 09:15 AM.
• Trong ô A2: =TODAY() sẽ chỉ trả về 06/11/2024.

11. Hàm SUMIF() và SUMIFS()

• Công dụng: Tính tổng các giá trị dựa trên điều kiện hoặc nhiều điều kiện.
• Cú pháp:
  • =SUMIF(range, criteria, [sum_range])
  • =SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1,...)

Ví dụ: Dùng bảng sau để tính tổng tiền bán hàng dựa trên điều kiện:

Để tính tổng tiền bán sản phẩm “Văn phòng”:

• =SUMIF(B2:B4, "Văn phòng", D2:D4), kết quả là 5*20 + 3*10 = 130.

12. Hàm ROUND(), ROUNDUP(), ROUNDDOWN()

• Công dụng: Làm tròn số.
  • ROUND() làm tròn theo nguyên tắc làm tròn.
  • ROUNDUP() làm tròn lên.
  • ROUNDDOWN() làm tròn xuống.
• Cú pháp:
  • =ROUND(number, num_digits)
  • =ROUNDUP(number, num_digits)
  • =ROUNDDOWN(number, num_digits)

Ví dụ:

• =ROUND(4.567, 2) sẽ trả về 4.57.
• =ROUNDUP(4.567, 2) sẽ trả về 4.57.
• =ROUNDDOWN(4.567, 2) sẽ trả về 4.56.

13. Hàm LEN()

• Công dụng: Đếm số ký tự trong chuỗi văn bản.
• Cú pháp: =LEN(text)

Ví dụ: Nếu ô A1 chứa "Excel 101", công thức =LEN(A1) sẽ trả về 9.

Các hàm này giúp bạn thực hiện các thao tác phức tạp hơn trong Excel, từ tính toán, phân tích dữ liệu cho đến xử lý văn bản và ngày giờ. Với mỗi ví dụ trên, bạn có thể tự tạo dữ liệu mẫu để áp dụng và thực hành trực tiếp.